Bất cứ khi nào bạn tạo tài khoản gmail mới bằng Google, bạn sẽ nhận thêm được 15GB dung lượng lưu trữ, khá hào phóng khi miễn phí phải không nào? Nhưng 15GB đó có thể nhanh chóng bị lấp đầy, đặc biệt là vì dung lượng lưu trữ dữ liệu đó bao gồm mọi video và hình ảnh bạn tải lên Google Drive và Google Photos.
Nếu hộp thư đến của bạn tràn ngập các bản tin newsletters chưa đọc và email rác đã vượt qua bộ lọc của bạn, bạn có thể thực hiện hành động để lưu lại tất cả các thư quan trọng trong khi bắt đầu lại với hộp thư đến mới.
Luôn có tùy chọn dọn dẹp hộp thư đến Gmail theo cách thủ công hoặc tải xuống một loạt tài liệu vào ổ đĩa trên máy tính của bạn. Thật phiền phức phải không? Và, khả năng là bạn chỉ xóa được một lượng rác nhất định trước khi những gigabyte đó lại bắt đầu tích tụ trở lại. Với thủ thuật Gmail đơn giản này sẽ giúp cho bạn có thêm 15GB dung lượng miễn phí.
Mình nên lưu ý rằng Google cung cấp một cách để trả phí cho nhiều dung lượng lưu trữ hơn bằng cách nâng cấp lên tài khoản Google One. Gói “Tiêu chuẩn” có giá 690k một năm cho 200 GB. Tuy nhiên, giải pháp miễn phí nằm ở việc thực hiện một vài bước để sao lưu các file cần thiết và reset lại dung lượng dữ liệu của bạn.
1. Sao lưu các file của bạn, ít nhất là tạm thời
Nếu bạn đang thực hiện hướng dẫn này, có thể bạn đang nghiêm túc về việc lưu giữ tất cả các email có thể kéo dài nhiều năm. Vì vậy, để đảm bảo an toàn hơn, bạn nên sao lưu email của mình trên máy tính hoặc ổ cứng ngoài trước khi chuyển chúng trở lại đám mây.
Để thực hiện việc này, hãy truy cập Google Takeout và chọn “Google Photos” và/hoặc “Drive” làm sản phẩm bạn muốn sao lưu, sau đó làm theo hướng dẫn. (Sau khi hoàn tất quá trình chuyển này, bạn có thể xóa các file này và giải phóng ổ cứng (HDD) của mình để sử dụng cho mục đích khác.) Lưu ý rằng quy trình này có thể mất một thời gian, tùy thuộc vào số lượng email và số file media của bạn. Để bạn hình dung, với một tài khoản Gmail thử nghiệm lưu trữ khoảng 75.000 email và quá trình tải xuống toàn bộ này mất khoảng hai giờ để hoàn tất.
2. Chuẩn bị chuyển Gmail của bạn sang một tài khoản email mới
Bây giờ bạn đã lưu một bản sao email của mình, đã đến lúc chuyển chúng. Để thực hiện việc này:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail gốc của bạn và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải. Sau đó, nhấp vào “Xem tất cả chế độ cài đặt“.
- Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP. Sau đó, chọn tùy chọn “Bật POP cho tất cả thư“.
- Bạn sẽ có một số tùy chọn trong mục “Khi truy cập thư bằng POP“. Chọn xóa bản sao của Gmail để tự động xóa email khỏi tài khoản gốc của bạn sau khi chuyển.
- Chọn “Save changes” ở cuối trang.

3. Tạo tài khoản thứ hai (lưu trữ) và chuyển thư của bạn
Tại thời điểm này, bạn có thể tạo tài khoản mới và chuyển tất cả thư của mình sang đó:
- Để tạo tài khoản Gmail mới không có hộp thư đến, hãy truy cập vào đây. Tài khoản mới này sẽ đóng vai trò là tài khoản lưu trữ của bạn.
- Đăng nhập vào tài khoản lưu trữ mới của bạn, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt“.
- Chọn tab Tài khoản và nhập ở trên cùng. Sau đó, chọn “Thêm tài khoản thư” bên cạnh “Kiểm tra thư từ tài khoản khác:“.

- Trong cửa sổ bật lên, nhập tên tài khoản Gmail gốc của bạn, sau đó chọn “Next”.
- Chọn “Nhập email từ tài khoản khác của tôi (POP3)” rồi chọn “Tiếp theo” một lần nữa.

- Nhập mật khẩu của tài khoản Gmail gốc của bạn.
Lưu ý rằng bạn cũng có thể cần tạo mật khẩu ứng dụng Google tạm thời để đồng bộ hóa các tài khoản. Vì vậy, nếu mật khẩu tài khoản Gmail gốc của bạn không hoạt động ở bước này, hãy truy cập https://myaccount.google.com/apppasswords để tạo mật khẩu tạm thời gồm 16 chữ số.
Chỉ cần tạo tên cho mật khẩu, chẳng hạn như “Email Transfer”, sau đó nhấn “Tạo”. Một cửa sổ bật lên với mật khẩu 16 chữ số mới của bạn sẽ hiển thị. Tại đây, bạn nên ghi lại hoặc chụp ảnh màn hình cho đến khi bạn có thể xóa mật khẩu này. Google sẽ chỉ hiển thị cho bạn một lần!
- Sau khi đồng bộ hóa tài khoản, hãy tìm Cổng và chọn “995”.
- Tiếp theo, bạn sẽ muốn đánh dấu vào ba ô:
- Luôn sử dụng kết nối an toàn (SSL) khi truy xuất thư
- Dán nhãn các thư đến
- Lưu trữ các thư đến (bỏ qua Hộp thư đến)
Cuối cùng, chọn “Thêm tài khoản“.

Tiếp theo là gì, bây giờ tài khoản của bạn đã được đồng bộ hóa?
Sau khi kết nối thành công tài khoản lưu trữ Gmail mới của bạn với tài khoản chính, quá trình di chuyển email sẽ tự động bắt đầu. Thời gian thực hiện cũng phụ thuộc vào khối lượng email được chuyển. Ví dụ, quá trình chuyển thử nghiệm 75.000 thư cho thấy mất khoảng hai ngày để hoàn tất quá trình chuyển tất cả thư và media sang tài khoản lưu trữ mới.
Sau khi hoàn tất bước đó, tài khoản Gmail gốc của bạn sẽ chuyển tất cả thư của bạn vào thư mục Thùng rác, bạn phải xóa thủ công. Việc xóa 75.000 tin nhắn khỏi Thùng rác mất khoảng một giờ.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng Gmail sẽ không chuyển thư mục Thư nháp và Thư rác của bạn. Theo mình đây là điều tốt, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ thư nào còn sót lại trong thư mục Thư nháp.
Tại thời điểm này, có ba bước cuối cùng để dừng quá trình chuyển tự động để bạn có thể tiếp tục sử dụng tài khoản gốc của mình, bắt đầu lại từ hộp thư đến “trống trơn”.
- Đăng nhập vào tài khoản chính của bạn. Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt“.
- Chọn tab Tài khoản và nhập. Trong “Kiểm tra thư từ tài khoản khác:“, hãy chọn “Xoá” cho tài khoản gốc của bạn.
- Chọn “OK” khi được nhắc “Xác nhận xóa tài khoản email”.
Thực hiện theo các bước trên ít nhất cũng ít khó khăn hơn so với việc sàng lọc thủ công vô số thư và file media để xác định những gì bạn muốn giữ mãi mãi. Bây giờ, bạn có thể tận hưởng trải nghiệm đã lãng quên từ lâu khi có hộp thư đến mới sạch sẽ trong khi vẫn giữ được những thứ cũ hơn trong nhiều năm — với thêm 15GB dung lượng Gmail miễn phí để sử dụng.